【ブログ新規追加1020回】
スケジュールを確認して「明日は午後から長丁場のミーティングだから」とか「毎週木曜は定例会議なんだよね」と、日頃何気なく口にしているミーティングや会議。
両者の違いについて考えてみたことはまったくなかった。（入社15年目なのに・泣笑）
しかし、つい最近とある新入社員研修用の書面で「ミーティングと会議は基本的に違うもの」だということを知った。
いったい、ミーティングと会議とは何が違うのか？ざっとだがまとめてみよう。
ミーティングとは？
「ミーティング」とは、辞書で引いてみたら「打ち合わせや連絡のための会合」と説明されている。
つまり、「集まって話し合うこと自体がミーティングだ」ということ。
では普段、我が社で行われているミーティングを振り返ってみよう。
ミーティングは、「今、感じている課題感」や「今後の方向性」といったことを話す場であるケースが多いと実感している。
もちろん、一番はそれぞれの持ち場での進捗を披露するのが大前提だ。
で、話し合いはするが、決定はしなくてもOKなのが「ミーティング」なのだ。
⦿ ここでの重要なポイントは「課題の結論を出さなくても良い=決定せず」だという部分。大事なのは、話合うというコミュニケーションの場を持つことだ。
一方で会議とは？
ミーティングが集まって話をすることを指すのに対し、会議では意思決定に重きが置かれる。
会議を思い起こしてみれば、「○○会議」と話す内容が決められ、企画内容や予算を決定することが最終的な目標に掲げられている場面が多い。
私みたいな端役には参加権限のない、「全社（重要）会議」などがその際たるものだろう。
⦿ ここでわかりやすいポイントとしては、このように分類するのがベター。
「話し合うこと」がメインであればミーティング。
「決めること」がメインであれば会議。
どう？わたしはこの観点がわかっていたけれど、立場の違いだけで、会の違いとして認識してきてはいなかったの。
人の意見にイライラしながらも丸め込まれてしまい、頭にきた！とか、「あるある」じゃないかしら？（笑）
しかし、こうした会の明確な違いを頭に入れてミーティングに参加すれば、「だれだれさんの意見に物申す！」ではなく、「話合うのがメインだから穏便に傾聴しておこう・・・」とか、懐が大きくなれるよね。
ではここで、ミーティングにはいくつかの定義が存在しているので、代表的な定義を3つ書き出してみよう。
• ブレストなどアイデアを「引き出す」ためのミーティング
ひとりの頭で思いつけることには限界がある。
しかし、「もう思いつかない」と思っていたのに、話をしていたら思わぬアイデアが思い浮かんだことがあるという経験は案外皆持っているでしょう。
ミーティングの意義のひとつは、アイデアを引き出すことにあるのだ。
明確なビジョンが見えていない状態であったとしても、参加者が互いに思っていることを言葉にし合うことで、思わぬアイデアが導き出されることがある。
口にして伝えるとき、私たちの頭は言葉にまとめようと考えているそうだ。
「言葉にする」作業を行うことで、発言者自身の思考の整理にも役立つし、発言者自身が話しながら新たなアイデアや解決策を思いつくことも珍しくないのでは？と考える。
• 進捗報告や共有事項を「伝える」ミーティング
例えばプロジェクトの進捗報告をメンバー全員に行い、状況を共有するためにもミーティングが役立つ。
メンバーが揃った状態で報告すれば、メンバー感に情報格差が生まれないことが最大のメリットだ。
情報格差はプロジェクトメンバー間のトラブルに発展することもあるから漏れがないように伝える側の配慮が必須。
また、ミーティングは多数の人間に一度に同じ内容を伝えるため、「言った」「言わない」のトラブル防止にも役立つ利点も。
近年ではインターネットツールの発達により、リモートワークを採用し、進捗報告もチャットツールなどを用いる会社も増加している。反面相手の反応が鈍い場合も多々ある。
反応がつぶさに見える状況下で全員に伝えられるという点で、リアルなミーティングは価値がある場だといえる。
• 徹底的に話合い「互いに深める」ミーティング
話す場をきちんと設けなければ、なかなか物事の深層部分まで話し合う機会はない。
表層部分を話しているだけでは、根本的な解決策が見つけられずまったくの時間泥棒になりかねないのもミーティングだと言えよう。
「この日は徹底的に話し合うミーティングをする」と時間を区切って徹底的に話す場を作ることで、互いの意見や認識を共有できる。
話し合い理解し合うことで、より深く思考は深く掘り下げられるものでもある。
今抱えている課題を解決する糸口の発見にもつながる。嬉しいお土産がついてくる場合もある。
☆彡
さて、つらつらと、ミーティングの違いなどを書き連ねてきたが、「ふ～ん、そんなのわかってるよ！」と言われるかな？とか思いながら書いてみた笑）
ただ、社会性のある会議ばかりじゃなくても、地域の町会やPTAなどの打ち合わせで、自分の意見が合わず、いっつも文句を言う人いるじゃない。
そういう人への対応にも「ミーティング」と「会議」の違いを知っているとストレスが軽減されると思うよ。
また、話合いの方向性やどこまで話合うか？結論はどこで出すか？など主催者は事前準備に抜かりが無いようにしたいもの。
そうそう、「決してミーティングでは決め事をしない！」というのではなくて、決め事を入れる場合は、参加者に事前告知をするのがミ―ティングを上手く開催するコツだそうだ。
4月は何かとはじまりの多い月。ミーティングや会議に参加する場面も多々あるだろう。
良い機会だと考えて、多くの人の意見をたっぷりと聞いてみるのも乙なものよ。オンラインでは味わえない現場感だしね。
わたしも先週は2日間で３つ（４つ）のミーティング&会議をハシゴして参加したのだ。（3つはリアル・１つはハシゴし切れず、レコーディング視聴した）
どのミーティング&会議もteamsやZoomなどの会議システム併用のハイブリッド型だった。だから、どこにも行かずにすべて自宅で参加が可能なのよ。
それでお給料頂けるとは、いい時代だと思うけど、わたしはほぼリアル参加した。
やはり現場で多くの人に会い、互いの近況を伝え合ったり、バカな話もしたり、やっぱり人と会うってすごい活性化するんよね。
長かったコロナ制限で、人との会話に飢えていたのがハッキリわかるし。
しかし、その楽しいはずのミーティングでも、見事に主催者のやっている案件に物申して案件の再調整を迫る、いわゆる「ちゃぶ台返し」をやっちゃった人がいたんだ。
ほんと、ミーティングってつくづく難しい！けれどエキサイティングだと感じた一日だったわ。
わたしも「星一徹」にならないように気をつけよっと（笑）
では、また！